Le rôle du Président(e), Secrétaire et Trésorier(e)
LE PRESIDENT
Le Président doit être informé de tout ce qui concerne le Conseil de Parents d'Elèves.
Aucune étude, décision ou action ne peut exister sans son aval.
A l'opposé de ces notions, il semble indispensable que le Président ne soit pas dépositaire du pouvoir de décision et d'action. Il doit transmettre toute étude de solution au Bureau du CPE et aux différentes commissions spécialisées.
Les décisions restent entièrement du ressort du Conseil d'Administration du Conseil de Parents d'Elèves. En ce domaine donc, le rôle du Président se réduit à la direction de l'exécution des décisions prises en commun.
De plus, il est demandé au Président de ne jamais agir seul. Autrement dit, toute action du Président doit être connue et prévue: il s'engage à s'adjoindre un membre du Conseil d'Administration à titre de témoin (règle d'or).
Cette règle est d'ailleurs valable pour quiconque qui, au nom du Conseil de Parents d'Elèves, est chargé d'une mission quelconque à l'extérieur du CPE.
En cas d'urgence, le Président doit rendre compte rapidement des décisions qu'il a été amené à prendre.
En résumé, le Président, s'il semble être celui qui a le plus de droits et de liberté , est aussi celui qui a le plus de devoirs et de contraintes, ce qui montre que la valeur de son action dépend moins des pouvoirs qui lui sont confiés que de ses qualités personnelles.
Son rôle
Rôle d'animateur, d'informateur, d'organisateur, de coordonnateur.
Rôle d'écoute dans le CPE en:
- Maintenant l'enthousiasme de l'équipe
- Suscitant le militantisme
- Prévoyant la continuité de l'équipe en cas de départ de l'un ou de l'autre
- Confiant une tâche à tous afin de rendre intéressante la participation de chacun au travail du CPE
Le Président ou le responsable désigné, reçoit toutes les circulaires et informations du Conseil Départemental. Ces informations doivent impérativement être répercutées au Bureau.
A éviter: "Le régime présidentiel" avec cumul de fonctions.
Le rôle du Président doit être démythifié, chacun a sa place dans un Conseil de Parents d'Elèves.
Le Président doit faire jouer la Démocratie au sein de l'équipe: Les actions à engager doivent être réfléchies et définies en équipe.
LE SECRETAIRE
De façon générale , il est l'Adjoint direct du Président pour toutes les questions d'organisation en particulier pour la répercussion de l'information.
En effet, la tâche du Président est rendu très lourde par ses aspects représentatifs d'une part, centralisateurs d'autre part.
Il doit donc être déchargé au maximum des problèmes d'organisation et d'information dont il confie en règle générale la responsabilité de la gestion au secrétaire.
Son rôle
Faire les comptes rendus des réunions
Faire et envoyer les convocations pour les assemblées générales, les bureaux, ou les conseils d'administration suivant le mode de fonctionnement du CPE.
Préparer le rapport moral d'activités ( ne pas oublier d'en envoyer un au CDPE), impératif avant l'Assemblée Générale du Conseil local.
Faire les courriers et s'occuper du suivi du courrier
Avoir des contacts avec les parents, membres de la FCPE ou non, les membres du bureau de la FCPE et avec le CDPE.
S'occuper des relations parents / CPE.
S'occuper de la parution des articles de presse.
Tenir le cahier du CPE
S'occuper des démarches administratives (Préfecture, Mairie...)
LE TRESORIER
Sans être l'élément moteur du conseil local, le trésorier est néanmoins associé à toutes les activités en raison du fait qu'elles ont toutes, plus ou moins, des incidences financières. Il est indissociable de l'équipe dirigeante et travaille en liaison permanente avec le Président et le Secrétaire.
Son rôle
Il est chargé d'encaisser toutes les recettes et de payer toutes les dépenses du Conseil local. Il encaisse en particulier les cotisations, les abonnements aux revues, et reverse au CDPE la part lui revenant.
Il réglera à son niveau les litiges intéressant les abonnements et les services des diverses revues.
Il assure la trésorerie de la bourse aux livres et des transports scolaires dans les Conseils locaux où ces services fonctionnent.
Il prépare le rapport financier du Conseil local (Dont un exemplaire doit être obligatoirement transmis au Conseil Départemental).
LES MOYENS:
Il est conseillé d'effectuer tout encaissement et paiement par virement bancaire ou postal.
Le Trésorier devra donc demander l'ouverture d'un compte bancaire ou postal. L'ouverture a lieu en effectuant une demande auprès de l'organisme chargé de la tenue du compte choisi.
Pour les Conseils locaux sous loi 1901, il est indispensable de déposer un exemplaire des statuts; pour les autres formant une section du CDPE, une autorisation du Président départemental suffit.
La tenue des registres comptables retraçant en détail toutes les opérations est obligatoire. De plus, si le Conseil local est autonome les registres doivent être paraphés par les services préfectoraux qui ont reçus la déclaration de l'Association.
Lors de l'Assemblée Générale annuelle, il faut prévoir la désignation de deux commissaires, pris en dehors du Bureau, chargés de vérifier les comptes du trésorier et d'établir un rapport.
REMARQUE IMPORTANTE: En cas de changement de Trésorier, il faut toujours se mettre en rapport avec l'ancien trésorier et le Conseil Départemental, ce qui rendra la situation claire.